返信率83%以上!採用力UPにおけるAOSSMS活用とは

株式会社エス・エス産業 Interviewee 水野 大地

株式会社エス・エス産業

設立:1991年4月1日/資本金:2,600万円(グループ全体)
従業員:800名 ※2016年3月末現在

営業部 採用課:伊藤 綾 主任 / 営業部 採用課:水野 大地

愛知県小牧市に本社を構える株式会社エス・エス産業では、人材紹介や人材派遣をメインとした人材事業を展開している。業務効率の向上を目指し、2017年2月にAOSSMSを導入した。今回は、その導入のきっかけや成果などについて、エス・エス産業採用課の伊藤氏、水野氏にお話を伺った。

――――『 エス・エス産業の事業内容と採用課 』

Q:まずはエス・エス産業の事業内容と、伊藤様のお仕事についてお聞かせください。

はい。弊社では、「派遣事業」、「請負事業」、「紹介事業」といった人材サービスを製造業に特化して行っています。特に注力しているのは、派遣事業と請負事業です。地域的には、小牧・三河地方など愛知県内を中心に展開しており、鹿児島県にも事業所があります。

次に私の業務についてご説明しますね。私が所属しているのは営業部ですが、弊社の場合はそこに営業課と採用課があり、私は採用課の社員として働いています。採用課が総務部ではなく営業部にあるのは、営業と密にコミュニケーションをとっていないとミスマッチした人を採用してしまうことがあるからです。そこで、営業部内でミーティングや会議を一緒に行うことにより、派遣事業や請負事業で働く従業員を効率的に採用することができます。

株式会社エス・エス産業 Interviewee

写真右:水野氏  写真左:伊藤氏

Q:何名で採用課の業務をこなされているのでしょうか?

はい。正社員2名、パート2名の計4名で業務を行っています。私(伊藤)と水野で企画や広告の発案を、パート社員の2人は、主に電話オペレータと応募受付の集計を担当しています。

Q:入社後からずっと、この仕事をされているのでしょうか?

入社した当時は請負事業に所属していました。それまでは採用課という部署自体がなく、採用については総務部が兼任していました。営業から要請があると、その都度広告を出していたんです。総務部が片手間でやっていたものを、専属で行うことを目的として採用課が立ち上げられ、同時に配属されました。

――――『 以前より存在していた課題 』

Q:採用や受付において、以前から存在した抜本的な課題・問題点などがあれば教えてください。

採用課としては、マッチングする人をどれだけ集めることができるかが課題になります。

小牧・三河は派遣会社の激戦区です。例えば1つの企業に何社も派遣会社が入っていることもあります。そんな環境で各社が広告を出せば、時給や勤務先の条件などは、ほぼ同じになってきます。派遣先から提示される派遣料や弊社の時給の設定が変わってくれば差が出ることがありますが、基本的にはほとんど変わりません。

応募者の方々の判断材料は、派遣会社の対応や評判です。つまり、単純に良い条件を提示するだけでは応募が増えないのです。こういった面が課題として存在していました。広告を出して、「応募がくるかな・・・くるかな・・・」という待つ体制だったんです。

――――『 AOS双方向SMSとIVR(自動音声応答)を導入した理由 』

Q:その課題に対し、SMSを活用し始めたのはどのような理由でしょうか

SMSを導入することで、一度でも応募のあった方に対し、こちらから今のお仕事情報を案内できるからです。

今まではとにかく電話をかけていたのですが、その情報が不要な方にとっては鬱陶しい電話になってしまいます。SMSでは、そういったことも無く、お互いにやりやすくなったといえます。毎月たくさんの電話をかけていましたが、それをリスト化して配信することで、大きなコスト削減になりました。

また、工場では交代勤務や全日勤務をしているスタッフも多いので、連絡事項を伝えるのに苦労していました。そこでも、SMSを活用することでお互いにストレス無くコミュニケーションを取ることができるようになりました。
株式会社エス・エス産業 Interviewee

Q:競争の厳しい人材サービスの環境では、従来の方法だけでは人が集まらないということですね。他にも、SMSを活用しようと思ったきっかけは何でしょうか。

はい。きっかけは2つあります。1つは、電話で面接日時を設定した後に、面接に来ない応募者が少なからずおられました。事前にキャンセルの連絡もいただけません。いわゆるドタキャンですね・・・。

来ない理由は他社の面接を優先してしまったのかもしれませんし、道中に何かあった事も考えられます。しかし、可能性の一つとして、電話でしか約束していないので、面接自体を忘れてしまったり、何時だったかを再度問い合わせることが面倒くさいといったことも考えられます。そこで「設定した面接の日時や場所を、もう1回文字で伝えられないか」と思ったのがきっかけの1つです。もう1つは、電話転送です。

Q:1つめはリマインドとしてのSMS、2つめはIVRになるわけですね。

もともと電話会社様からもご提案いただいていましたので、営業時間外に音声ガイダンスに切り替えることは簡単でした。しかし、それでけでは何とも無機質な対応な気がして、自分たちの携帯に転送するというアナログな方法を捨てきれませんでした。

そこでIVRと連携してSMSを送ることで、オペレーターが出なくても問い合わせや応募フォームに導くことができ、電話してくださった方のさらなるアクションが可能になると思いました。

――――『 感覚ではなく、数値データでAOSSMSの効果を実感 』

Q:AOSSMSを活用して、いかがだったでしょうか

AOSSMSの導入による効果を測りたいので、「どれだけ返信があったか」、導入した前後で「連絡なく面接に来なかった方がどのくらい減ったか」といったデータをとりました。

まず返信率でいえば、6割程度返ってくるのがとても意外でした。正直「スルーされるかな」と思っていたのですが、面接のリマインドをすれば「わかりました、よろしくお願いします。」といった返事がくることもあります。それ以外にも、日時変更の希望や、場所がよくわかりませんという連絡も随時入るので、こちらがそれに気付き対応してあげることで、面接まで至る人数がグッと増えました。
Interviewee 水野 大地

Q:なるほど、以前はどのくらいの割合の方がいらっしゃらなかったのでしょうか。

3割くらいは来ませんでした。ひどい時は5割くらい来なかった時もあります。とても大変でした。しかし、SMSを送り始めてからは、記憶している限りで2件ほどしか無断キャンセルがありませんね。ほどんどの方が来るようになりましたし、来ないにしても、事前に都合が悪くなったと連絡してくれます。都合が悪くなったと分かれば担当も行かなくて済みますから、無駄な時間も無くせます。

Q:ちなみに、AOSSMSの利用シーンは他にありますか?

他の用途としては、スタッフに一斉に案内したい時などの、連絡事項の配信に使用しています。単純に一言だけ「何々が変わります」とか、「こういう制度が始まりました」というぐらいですね。まずは気づいてもらいたいので、内容はシンプルでいいんです。また、アンケート機能の代わりに使うこともありますね。

Q:アンケートとしても活用してくださっているんですね。

はい。もともとはアンケート用紙を作成して配布していました。しかし、回収できないことが多く、労力に見合うデータも取れなかったんです。働いている人の意見を聞こうと思ったときも、アンケート用紙を寮のポストに入れたりしていましたが、3ヶ月経ってやっと20名分しか集まらず・・・。

Q:それは大変ですね・・・AOSSMSを使用してからはいかがでしょうか?

はい。約130名に送って、返信率は45%でした。1回の配信でこれだけ集まれば、データとして活用可能です。実はもっと低いと思っていたので、予想以上の結果が出て嬉しかったです。
Interviewee 水野 大地

Q:他にも、具体的な事例はありますでしょうか。

Web経由で応募してくる方に、こちらから電話をしています。電話が繋がればそのまま面接設定になるのですが、不在の場合はキャリアメールやフリーメールに「お電話ください」「また電話します」といった内容を送信しています。しかし返信はほぼありません。

AOSSMSを導入し、とりあえず1日検証してみたのですが、SMSを送信した6件中、5件は返信があり、そのうち3件の面接設定ができたのです。

単純に電話をかけるだけでは、「なんだろうこの番号・・・」と応募したときの番号が忘れられてしまいます。折り返しの電話もほとんどありません。しかしSMSを送信することで、そのまま返信してもらえたり、エス・エス産業に応募したことを思い出し、折り返し電話してくれることが増えました。

Q:実際に導入してみて、予想以上の効果があったと言えるでしょうか?

はい、言えます。イメージ以上に返信率が高かったのがとても良かったです。また、電話だけでなくSMSも活用することで、応募者の方との連絡が取りやすくなりました。

それに、スタッフへのアンケート業務の負担も軽減されました。たとえば、実際に働いているスタッフの声を聞きたい時があります。しかし、ポスティングで集まらなければ、担当者が出向いて聞きに行くことになります。スタッフにとっても負担で、仕事の終わった後に寮にまで担当者が来て、いろいろ質問されては休まる余裕がありませんから・・・。

Q:将来の目標などありましたら、お聞かせください。

採用課としてはまず、入社する人数を増やしたいです。長期的には「条件がよかった勤務先」+(プラス)「エス・エス産業だから応募した」と言ってもらえるようになりたいです。応募動機に、弊社の対応や評判が入ってくるといいなと思っています。こういうことが、いずれは会社の定着につながっていきますしね。そのために、今後もAOSSMSを活用していきたいと思います。
Interviewee 水野 大地

・株式会社エス・エス産業(https://ssgroup.jp/